טיפים לכתיבת הודעות

עקרונות לכתיבת הודעה לתקשורת

icon_14

הודעה לתקשורת הינה אמצעי מרכזי באסטרטגיה התקשורתית של ארגון והיא נגזרת של האסטרטגיה העיסקית ותומכה בה.

הודעה לתקשורת, כחלק מיחסי ציבור, נועדה לספר ולעדכן גורמים מחוץ לחברה אודות ההתפתחויות האחרונות של החברה, אולם הן הרבה מעבר לכך. הודעה נועדה גם ליצור עניין ולמשוך תשומת לב של עיתונאים, משקיעים, ספקים ועובדי החברה. הודעה מוצלחת היא הצעד הראשון לקבלת חשיפה תקשורתית ולהגיע בתפוצה רחבה לקהלי היעד.

עיתונאים מוצפים במאות הודעות וסיפורים מידי יום ועל כן הודעה חייבת להיות ייחודית ושונה משאר ההודעות. על אף שמבנה ההודעה הוא חשוב, התוכן הוא שייקבע אם ההודעה תגיע לתפוצה רחבה. אנו מציעים לעשות שימוש במספר עקרונות לכתיבת הודעה מוצלחת, אשר תצליח לשדר את המסרים הנכונים וליצור לחברה  תדמית מקצועית, חיובית, אטרקטיבית ונגישה עבור עיתונאים התרים אחרי הסיפור המעניין הבא.

כותרת היא הדבר הראשון שצריך לעורר תשומת לב. תחילת ההודעה כוללת כותרת מרכזית והיא הכי חשובה בהודעה. כותרת חזקה היא כזו שגורמת לעיתונאי תחושה שהוא מצא סיפור מעניין. הכותרת צריכה להיות מרתקת, מדויקת וקולעת.

העניין החדשותי נמצא בפסקה הראשונה. עיתונאים מאוד עסוקים וההנחה צריכה להיות שלאחר הכותרת, הם יקראו את הפסקה הראשונה ויחליטו אם יש בהודעה סיפור מעניין או לא. המסר בהודעה צריך להופיע מיד, כל הדגשים המרכזיים יכנסו בפסקה הראשונה, ושאר ההודעה מיועדת לתמיכה בפסקה זו.

מספרים ולא סיפורים. על אף שכותב מוכשר עשוי לכתוב הודעה מנוסחת היטב, יצירתית ומעניינת, חובה לחזק את הסיפור ולתמוך בו במספרים, בנתונים ואפילו בגרפים ויזואליים מפורטים. את הרקע האיכותי בהודעה תומכים במספרים כמותיים שיוצרים אמינות ומשכנעים את העיתונאי לכתוב על הסיפור שאתם מגישים לו.

טקסט נקי, ללא שגיאות כתיב ודקדוק. לפני הפצת הודעה לתקשורת, תמיד עדיף להעביר לקריאה והערות לפחות לאדם נוסף הבקיא בתחום ובעל יכולת ניסוח ודקדוק. הטעות הכי קלה עשויה להוביל עיתונאי לוותר על הסיפור כיוון שאין תירוצים וסובלנות לשגיאות. טעויות יובילו לרוב שעיתונאים לא ייקחו אתכם ברצינות עד כדי משבר אמון.

ציטוטים. אחד הנדבכים המרכזיים בהודעה לתקשורת הוא הציטוט, אשר נועד לתת צבע ועומק להודעה עצמה. ציטוט לרוב מגיע מהמעורב הישיר והמשפיע על סיפור ההודעה והוא נותן היבטים חדשים, לרוב יותר איכותיים, מורכבים ומשמעותיים בנוגע לסיפור המרכזי. ציטוט אינו נועד לחזרה על מידע שכבר צוין בהודעה.

פרטי קשר. הודעה שאינה כוללת פרטי קשר אישיים עלולה לאבד מיעילותה במקרה בו עיתונאי מעוניין במידע נוסף או שעולות שאלות נוספות. יש להשאיר פרטים של איש קשר ממנו ניתן לקבל מידע מורחב, לרבות שם, תפקיד, מייל ומספר טלפון, עדיף מספר נייד בו ניתן להשיגו ביתר קלות.

הפצה לחו״ל ותרגום ההודעה לאנגלית. רוב החברות פועלות בשווקים מעבר לים מול מתחרים דומיננטיים וחשוב להם ליצור תדמית חיובית לחברה ומוצריה גם בחו״ל. הדרך היא קלה וזולה להפצת ההודעה לשווקים גלובליים ולזכות כך בערך רב מאוד.

תמציתיות. האורך האופטימלי של הודעה הוא עמוד אחד, ושני עמודים זה המקסימום. כתיבה ממוקדת ועניינית היא טובה יותר. יש לשאוף לתמצת את ההודעה לעמוד אחד, על אף שגם הודעה של שני עמודים הינה מקובלת. הגבלת אורך ההודעה מחייבת את הכותב להיות תמציתי, מובן וברור וקהל היעד הראשוני, העיתונאים, אוהבים סיפור שארוז היטב.

הרחבה נוספת. על אף האמור בסעיף הקודם, יש לאפשר לעיתונאים פתח לקבלת מידע נוסף. הדבר עשוי להתבטא בקישור לאתר החברה שמכיל לרוב מידע מקיף יותר וכן מקורות ידע רלוונטיים. אין לאלץ עיתונאים להתחיל לבצע מחקר עצמי על מנת לאתר מידע נוסף – כוונו אותם להשגת תוכן בצורה זמינה ומהירה, אשר לעיתים קרובות זהו תוכן בו כבר יש לכם שליטה, הוא עבר בדיקות עשרות פעמים והוא מושחז ומעניין.

דגשים כלליים להפצה מוצלחת של הודעה לתקשורת הינם תיאור ורקע תמציתי של כל ההודעה, בעת פנייה לעיתונאי (מייל או טלפון). עיתונאים עסוקים לא בהכרח יפתחו את הצרופה למייל. תמונות של מוצרים או מצוטטים בהודעה חשובים אף הם ומשרים אמינות ומרכיב ויזואלי בסיפור שלכם. כמו כן, יש לנהל ציפיות מול הלקוח לגבי רמת העניין וצפי לפרסום – הנמיכו ציפיות והפתיעו לטובה. והדבר הכי חשוב, הפצת ההודעה היא תחילת העבודה, קיים צורך בשיחות עם עיתונאים ועורכים על מנת לייצר עניין נוסף בסיפור שלכם.

צור איתנו קשר

icon_15

להפצת ההודעות שלך לעיתונות, לתקשורת ולמשקיעים הירשם עכשיו